締め切りに間に合わないと分かったとき、いつ言うか

期限までの時間が半分過ぎた時点で、作業も半分終わっているか確かめます。

終わっていなければ、後半で挽回できることは多くありません。

見通しは、残りの作業を小さく分けて、それぞれにかかる時間を足して出します。

「なんとなく間に合わなそう」ではなく、「残りの作業が十時間分あって、使える時間は六時間」と言える状態にしておきます。

この一回の確認を習慣にするだけで、報告のタイミングは大きく前倒しになります。

「三章のうち二章まで書けていて、残りは図版の差し替えです」のように、

どこまで進んだかを数えられる形で伝えます。

遅れの話は、残量が見えて初めて相談になります。見えないと、ただの悪い知らせで終わります。

遅れた原因の説明は短くします。原因の話が長くなるほど、言い訳に聞こえてしまいます。

終わった分は、見せられるものがあれば一緒に持っていきます。途中の資料を一度見てもらうだけで、上司は残りの作業量をつかみやすくなります。

見通しの数字も、楽観的な見込みではなく、これまでの作業の速さをもとに出します。

そのほうが数字は外れにくく、外れたときも、どこで読み違えたかを説明できます。

優先順位を下げるのか、人を足すのか、期限を交渉するのか。

どれを選ぶかは、あなたが知らない事情を含めて上司が決めることです。

自分で抱えて判断しようとすると、選べる手が減ってから渡すことになります。

判断を仰ぐのは責任逃れではなく、権限のある人に権限のある仕事を返しているだけです。

ただし、自分の案は一つ持っていきます。「図版の差し替えを後回しにすれば、本文は期限に間に合います」。

案があると、上司はそれを土台にして考えられます。

「明日の夕方にもう一度、進み具合をお伝えします」と約束して終えると、

上司は次の確認まで気にせずに済みます。

放置されていないと分かることが、相手にとっては安心材料になります。

口頭で伝えたあと、同じ内容を短いメッセージでも残しておくと、行き違いがなくなります。