上司が不在のときの電話を、落ち着いて受ける

会社名、氏名、用件、期限。この四つだけを紙に書いておき、埋めるつもりで聞きます。

聞くことが決まっていると、緊張していても手が動きます。

逆にこの四つが欠けると、担当者が折り返すときに必ず聞き直しが発生します。

会社名が聞き取れなかったら、「恐れ入ります、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と聞き直します。

一度で聞き取れないのは珍しいことではありません。あいまいなまま受けるほうが、あとで困ります。

メモは電話の横に置いておき、受話器を取る前にペンを持つ習慣にしておくと、書き漏れがなくなります。

電話を切ったら、担当者への伝言はすぐに済ませます。机にメモを置くだけでなく、チャットでも一言送っておくと、伝わったかどうかを確かめられます。

聞き取った内容をそのまま繰り返します。

間違っていれば相手が訂正してくれますし、正しければ相手も安心します。

特に数字と日付は、言い方を変えて確かめます。「明日の朝、九時までですね」と時刻まで添えると、取り違えがさらに減ります。

復唱を面倒だと感じる相手はほとんどいません。省いたときの取り違えのほうが、はるかに面倒です。

「私では分かりかねますので、確認して折り返します」は、新人が言ってよい言葉です。

推測で答えると、あとで訂正する手間と信用の損失が同時に発生します。

答えられないこと自体は、相手も想定しています。

決めるべきなのは、誰に確認して、いつ返すかのほうです。

担当者の不在を伝えるときは、戻りの見通しも一緒に言います。「本日は外出しており、戻りは夕方の予定です」。

「本日16時までに、担当の田中よりお電話いたします」。ここまで言うと、相手は待てます。

「折り返します」だけでは、いつまで待てばよいか分からず、もう一度かかってきます。

最後に自分の名前を名乗ってから切ると、相手は誰に伝えたかが分かり、安心して電話を置けます。

急ぎの用件なら、「お急ぎのところ申し訳ありません」と一言添えます。