「これもお願いできる?」を断れないときは、抱えている仕事を見せる

返事をする前に、まず「いつまでに必要ですか」と聞きます。

頼む側は、急ぎかどうかをはっきり言わずに声をかけていることがよくあります。

期限が分かると、いま抱えている仕事と並べて考えられるようになります。

明日の午前で間に合うなら、今日の仕事を終えてから取りかかれるかもしれません。

聞かずに引き受けると、実は急ぎではなかった仕事のために、今日の締め切りを危うくすることがあります。

「忙しいです」は、相手にとって判断の材料になりません。

「いま○○の資料を今日の18時までに仕上げていて、残りは1時間ほどです」と、作業と締め切りを具体的に言います。

抱えているものが見えると、相手も頼んでよいかどうかを自分で判断できます。

並べてみると、自分でも優先順位の見当がつくようになります。

口で伝えにくいときは、抱えている作業をメモに書き出して見せても構いません。

「いまこの三つを抱えていて、この順番で進めるつもりです」と紙を指しながら話すと、忙しさを訴えているのではなく、状況を共有しているのだと伝わります。

その日の作業と締め切りを朝のうちに書き出しておくと、急な依頼にもすぐ答えられるようになります。

「できません」で終えると、話はそこで止まります。

代わりに、選べる形にして返します。

「今日中なら○○の資料が遅れます。明日の10時まででよければ、両方間に合います。どちらがよいですか」。

判断を相手に渡すと、断ったのではなく相談したことになります。

どちらを選ばれても、自分で決めた無理ではないので、あとで困りにくくなります。

調整がついたら、「声をかけてくださってありがとうございます。明日の10時にお渡しします」と、約束を言葉にして終えます。

断りに近い話ほど、最後の一言で印象が決まります。

一度きちんと相談できると、次からは相手のほうが先に期限を教えてくれるようになります。

抱え込まずに相談できる人は、仕事を任せやすい人でもあります。